No setor corporativo uma grande parcela das empresas segue com a utilização de servidores locais em suas operações, tal fato deve-se a crença de que não há opções  que  possam substituir esta funcionalidade, no entanto, ao trabalhar com esses métodos tradicionais, podemos encontrar alguns obstáculos ao longo do caminho, como: despesas, risco de perda de informações, limitação de processamento e espaço físico. Na sequência apresentamos mais detalhadamente os contratempos dessas frentes: 

• Despesas: manter um ambiente local requer  custos adicionais, como a manutenção de hardware.
• Risco de perda de dados: em caso de desastres na organização ou falhas repentinas do servidor, a perda de backups pode acarretar grande preocupação e consequências graves. 
• Escalabilidade limitada: a necessidade de mais processamento, memória RAM ou espaço em disco pode gerar custos não planejados e exigir conhecimento técnico especializado para manutenção ou troca de peças
• Espaço físico: requer um ambiente amplo e bem estruturado, com refrigeração permanente, ocupando um espaço que  poderia ser utilizado de outra forma. 

Qual a diferença entre OneDrive e SharePoint?

O OneDrive e o SharePoint são  serviços de armazenamento em nuvem da Microsoft, com finalidades diferentes e aplicabilidades específicas para cada perfil de usuário pessoal ou corporativo.

• O OneDrive é um serviço direcionado ao armazenamento pessoal, ideal para armazenar arquivos individuais e pessoais corporativos, que o usuário poderá acessar de qualquer dispositivo. 
• O SharePoint é uma plataforma de colaboração empresarial, projetado para facilitar o trabalho em equipe, permitindo que várias pessoas colaborem em documentos e projetos, oferece recursos como bibliotecas de documentos, listas, páginas de comunicação e portais de intranet.

Em resumo, indico a utilização do  OneDrive para armazenamentos pessoais já o SharePoint para a colaboração em equipe. 

O SharePoint é uma ferramenta poderosa para criar uma intranet eficiente e personalizada para sua organização, nele pode-se centralizar informações importantes, facilitar a comunicação interna e promover a colaboração entre equipes.

Fonte: Microsoft – Demonstração da interface da intranet.

O que o Microsoft SharePoint Online pode me entregar?

Integração com DLP

A integração com DLP (Data Loss Prevention) ajuda na proteção das informações sensíveis contra vazamentos acidentais ou mal-intencionados. Esta ação ocorre via monitoramento, controlando o fluxo de dados dentro e fora da organização, aplicando políticas de segurança que previnem a exposição de dados confidenciais.

Sistema de compartilhamento

Com o  sistema de compartilhamento os  usuários podem  partilhar arquivos e informações de forma segura e eficiente. Incluindo  permissões de acesso, links compartilháveis, e controles de segurança para garantir que apenas autorizados possam visualizar ou editar os conteúdos. 

Trabalhar em coautoria

Atuar com a coautoria refere-se à capacidade de múltiplos usuários colaborarem em um documento ou projeto simultaneamente. Ferramentas de coautoria permitem edições em tempo real, comentários, e comunicação direta dentro do documento, facilitando a colaboração e aumentando a produtividade.

Histórico de versão

O histórico de versão mantém um registro de todas as alterações feitas em um documento ao longo do tempo, permitindo que os usuários revisem versões, comparem alterações e revertam para versões anteriores, se necessário. Uma ferramenta essencial para rastrear o progresso e garantir a integridade do trabalho colaborativo.

Auditoria

Processo essencial para garantir a conformidade e a segurança dos dados, envolvendo  a revisão e a análise de registros e atividades para identificar possíveis irregularidades ou alterações indevidas.

Integração com o Explorer e MAC

O SharePoint conta com  integração nativa para o Windows Explorer (ou Explorador de Arquivos) facilitando o acesso e a gestão de arquivos e pastas no sistema operacional Windows e MAC.

Lixeiras

No SharePoint, a gestão de itens excluídos ocorre através de um sistema de lixeiras em dois estágios, ajudando na prevenção da perda acidental de dados. 

• Lixeira de primeiro estágio:  quando ocorre a exclusão de um item (como um arquivo ou uma lista) de um site do SharePoint, ele é movido para a Lixeira do site, também conhecida como Lixeira de Primeiro Estágio. 
• xeira de Segundo Estágio: quando um item é excluído da Lixeira de Primeiro Estágio, este é movido para a Lixeira da Coleção de Sites, ou Lixeira de Segundo Estágio. Esta lixeira oferece uma segunda oportunidade para recuperar itens antes que sejam permanentemente excluídos. Os itens permanecem na Lixeira de Segundo Estágio pelo restante do período de retenção de 93 dias, somente administradores de coleção de sites têm acesso para restaurar itens desta lixeira.

É possível integrar com Microsoft Teams?

A resposta é SIM! A Integração entre o Microsoft Teams e o SharePoint melhora significativamente a colaboração e a gestão de documentos nas organizações. Quando uma equipe é criada no Teams, um site do SharePoint é automaticamente gerado para armazenar todos os arquivos compartilhados nos canais, permitindo  que documentos carregados no Teams sejam armazenados no SharePoint, facilitando o acesso e a edição diretamente no Teams.

Outro fator relevante é a sincronização e a coautoria em tempo real, que permitem que múltiplos usuários trabalhem simultaneamente nos mesmos arquivos. Páginas e listas do SharePoint podem ser adicionadas como guias no Teams, centralizando informações importantes. A segurança e a conformidade são garantidas pelas políticas da Microsoft, incluindo controle de versões e permissões detalhadas.

Estas integrações são ideais para projetos de equipe e gerenciamento de documentos, centralizando o acesso a informações e melhorando a eficiência da colaboração.

Controle de compartilhamento do SharePoint Online.

O controle de compartilhamento no SharePoint gerencia o acesso a arquivos e pastas de forma segura e eficiente, possibilitando a criação de links compartilháveis com diferentes níveis de acesso, configurando permissões específicas para proprietários, membros e visitantes,  controlando o compartilhamento externo. 

Outro recursos são opções avançadas como: definição de datas de expiração para links, bloquear downloads e exigir senhas para acessar arquivos. Essas ferramentas garantem que os dados sejam compartilhados de maneira controlada e segura.

Como consigo proteger meus dados do SharePoint?

Confira cinco aplicações para manter o dados protegidos no SharePoint.

• Autenticação de dois fatores: adicione uma camada extra de segurança, exigindo que os usuários forneçam uma segunda forma de verificação além da senha.
• Restrição por IP: limite o acesso ao SharePoint a partir de endereços IP específicos, garantindo que apenas dispositivos autorizados possam se conectar.
• Links com data limite: defina uma data de expiração para links compartilháveis, garantindo que o acesso aos arquivos seja temporário e controlado.
• Políticas DLP: identifique, monitore e proteja automaticamente informações confidenciais, prevenindo perdas inadvertidas e educando os usuários sobre a manipulação de dados sensíveis
• Controle de acesso de dispositivos não geridos: restringe o acesso ao conteúdo do SharePoint a partir de dispositivos não geridos, permitindo apenas visualização via navegador e impedindo downloads, impressões e sincronizações.

E o armazenamento do servidor em nuvem, é vantajoso?

O SharePoint dispõe de 1TB para toda a organização e 10 GB adicionais por usuário licenciado do SharePoint. Ou seja, com até  100 usuários licenciados, haverá 1TB padrão para sua organização e mais 100 GB adicionais.

Como posso gerenciar o armazenamento?

• Aquisição de  armazenamento extra: adquirira armazenamento adicional para o SharePoint em incrementos de 1 GB
• Apagar o histórico de versão: cada versão do documento, consome espaço, por esta razão a possibilidade de exclusão do histórico de forma automatizada, para saber mais detalhes de como realizar este procedimento  entre em contato com o time: microsoft@mapdata.com.br.
• Arquivamento: o arquivamento no SharePoint permite mover dados inativos para um armazenamento de custo reduzido, liberando espaço no armazenamento principal. Tal ação ajuda a manter o sistema organizado e eficiente, garantindo que apenas os dados ativos ocupem o espaço mais valioso. O arquivamento é essencial para a gestão de grandes volumes de dados, mantendo-os acessíveis, mas fora do caminho diário.
• Lixeiras: itens da lixeira contabilizam espaço no ambiente, por isso é necessário realizar uma limpeza com frequência.

Gerenciamento avançado do SharePoint:

• Políticas de sites inativos: identifica e gerencia sites que não estão sendo utilizados, notificando proprietários e arquivando ou excluindo sites inativos para liberação de  espaço  mantendo a organização.
• Ações recentes do site: monitora e registra  as últimas 30 alterações administrativas feitas nas propriedades de um site, oferecendo visibilidade sobre atividades recentes e ajudando a rastrear mudanças.
• Política de Transferência de Dados: controla a movimentação de dados pessoais dentro e fora da organização, garantindo conformidade com regulamentos de privacidade e protegendo dados sensíveis contra acessos não autorizados.
• Controle de Acesso Restrito ao Site: restringe o acesso a sites do SharePoint a usuários específicos, garantindo que apenas membros autorizados possam visualizar e interagir com o conteúdo.
• Gerar Informações com IA: utiliza inteligência artificial para analisar relatórios, identificar padrões e problemas de governança de conteúdos, sugerindo ações práticas para resolver problemas, melhorando a eficiência e a conformidade

Por que utilizar o Sharepoint?

Migrar para o SharePoint é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios para sua organização. Primeiramente, por ser  uma solução custo-efetiva e escalável, eliminando a necessidade de servidores locais e reduzindo despesas com hardware e manutenção. O SharePoint faz parte do ecossistema Microsoft 365, oferecendo integração perfeita com ferramentas como Teams, Outlook e OneDrive, fato que simplifica a colaboração e o compartilhamento de conteúdo.

A acessibilidade é ponto forte, permitindo que os funcionários acessem conteúdo e colaborem de qualquer lugar, em qualquer dispositivo. A interface moderna e intuitiva do SharePoint facilita a navegação e o uso da plataforma, melhorando a adoção pelos usuários. Com backups automáticos e opções de recuperação de dados, o SharePoint também garante a continuidade dos negócios e a recuperação rápida em caso de desastres.

A plataforma  melhora a colaboração e a produtividade, suportando coautoria em tempo real e oferecendo um robusto controle de versão. 

Em termos de segurança, o SharePoint oferece criptografia de dados, proteção avançada contra ameaças e autenticação multifator, garantindo que seus dados estejam bem protegidos. Auxiliando em termos que correspondem aos requisitos regulatórios com recursos de conformidade integrados, como prevenção contra perda de dados (DLP).

Quais licenças estão inclusas o SharePoint?

• Linha Business;
• Linha Enterprise;
• Linha educacional;
• Linha Governamental;
• Sharepoint Plano 1 ou 2;
• Microsoft Linha de frente F1 ou F3

Para aprofundar mais o seu conhecimento e visualizar demonstrações do SharePoint, te convido assistir o webinar que originou este artigo clicando aqui. Saiba mais sobre esta ferramenta poderosa. 

A MAPData atua com a estruturação e migração de  servidores de arquivos local para a nuvem, caso necessite de mais informações não hesite em entrar em contato com nosso time de atendimento Microsoft.