Antes de começar, é importante esclarecer que o Microsoft Syntex está passando por uma mudança de nome e em breve será chamado de SharePoint Premium. No entanto, como a maioria das documentações e referências ainda usam o nome Syntex, vamos adotá-lo neste artigo para evitar confusões. O SharePoint Premium terá as mesmas funcionalidades e benefícios do Syntex, mas com um novo nome e uma nova identidade visual.

O SharePoint Online é uma plataforma de colaboração e gestão de conteúdo baseada na nuvem, que permite aos usuários criarem, compartilharem e acessarem documentos, listas, bibliotecas e outros recursos de forma integrada e segura. No entanto, muitas organizações enfrentam desafios para aproveitar todo o potencial do SharePoint Online, como a dificuldade de encontrar, organizar, classificar e proteger as informações relevantes, além de lidar com o volume crescente de dados.

Para resolver esses problemas, a Microsoft lançou o Microsoft Syntex, uma ferramenta elaborada para aprimorar a experiência do SharePoint Online, oferecendo recursos avançados de backup, arquivamento e análise de conteúdo usando IA (Inteligência Artificial). Com o Microsoft Syntex, é possível aumentar a segurança dos dados, automatizar processos, extrair insights, aplicar tags, traduzir documentos e melhorar a produtividade e a conformidade.

Neste artigo, vamos apresentar as principais funcionalidades e benefícios do Microsoft Syntex, como o backup, arquivamento, processamento de documentos e marcação de imagem, além de apresentar como essa ferramenta pode transformar a forma como as organizações utilizam o SharePoint Online.

O Microsoft Syntex se baseia no Data Lifecycle, que é a forma como os dados e informações são gerenciados ao longo do tempo. Ele envolve desde o carregamento ou criação de um arquivo ou documento, o processamento e classificação dos arquivos usando IA (Inteligência Artificial), para melhorar a organização e a busca por esses arquivos. O backup para reforçar a segurança e finalmente o arquivamento dos documentos que não são mais necessários, mas precisam ser guardados, e o ciclo se inicia novamente.

 

         Ciclo representa como os dados e informações são gerenciados ao longo do tempo.

Uma das funcionalidades do Microsoft Syntex é o processamento de documentos, que permite extrair informações relevantes de arquivos estruturados, semiestruturados e não estruturados, usando uma Inteligência Artificial personalizada. O processamento de documentos do Microsoft Syntex funciona para as extensões mais comuns e populares, como PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPG, PNG, entre outras. Ele também suporta documentos digitais, escaneados e fotos, reconhece valores, textos, tabelas e formulários.

Para usar o processamento de documentos do Microsoft Syntex, basta carregar os arquivos para o SharePoint Online e treinar a Inteligência Artificial para identificar as informações que se deseja extrair, como nomes, datas, valores, números, endereços etc. Com apenas cinco documentos de exemplo, é possível ensinar a IA a procurar as informações necessárias nos documentos. Em seguida, a IA rotula os documentos, o que ajuda a ordená-los e encontrá-los.

Os benefícios do processamento de documentos do Microsoft Syntex são vários, como:

• Otimização de tempo, pois a IA traz as informações e dispensa o trabalho humano de abrir documento por documento.
• Redução de erros e inconsistências, pois a IA padroniza e valida as informações extraídas dos documentos.
• Geração de insights, pois a IA apresenta relatórios e análises sobre as informações extraídas, como faturamento mensal, média de vendas, produto com maior saída, entre outros.

O processamento de documentos do Microsoft Syntex é uma ferramenta poderosa para transformar dados em conhecimento e acelerar os processos de negócio. É uma forma de aproveitar ao máximo o potencial do SharePoint Online e do Microsoft 365, utilizando a Inteligência Artificial para gerenciar e analisar o conteúdo de forma eficiente e segura.

 

Exemplo de processamento de documentos, em verde são as informações localizadas pelo Syntex.

Exemplo de processamento de documentos, em verde são as informações localizadas pelo Syntex.

Exemplo de processamento de documentos, em azul são as informações localizadas pelo Syntex.

Confira o trecho do webinar do minuto 27:56 ao 31:23

Além do processamento de documentos, o Microsoft Syntex também oferece recursos avançados para a classificação de imagens e a taxonomia. Esses recursos permitem organizar e pesquisar imagens com base em termos e características específicas, usando inteligência artificial para identificar e rotular o conteúdo visual.

A classificação de imagens do Microsoft Syntex permite diferenciar paisagens, pessoas, objetos, cores e outros elementos nas imagens, e atribuir etiquetas personalizadas a elas. Esse recurso é ideal para profissionais de marketing, editores, designers e trabalhos criativos em geral, que precisam de uma ferramenta eficiente para gerir e selecionar imagens para os seus projetos.

A taxonomia do Microsoft Syntex permite criar uma estrutura hierárquica de termos e categorias que facilitam a organização e a recuperação das imagens. Podendo aplicar tags às imagens automaticamente ou manualmente. A taxonomia também possibilita uma pesquisa avançada das imagens, usando filtros e consultas refinadas.

O Microsoft Syntex ajuda na curadoria de inúmeras imagens e fotos, sendo ótimo para bancos de imagens próprios. Aumenta a produtividade e otimiza o tempo dos profissionais que trabalham com imagens, tornando o seu fluxo de trabalho mais ágil e inteligente.

 

Exemplo de imagens classificadas pelo Syntex

 

Exemplo de imagens classificadas pelo Syntex

 

Exemplo de imagens classificadas pelo Syntex

 

Exemplo de imagens classificadas pelo Syntex

Pesquisa por termos utilizando Syntex

Confira o trecho do webinar do minuto 32:30 ao 34:56

Uma das funcionalidades mais importantes do Microsoft Syntex é o backup do Microsoft 365, que permite proteger os dados armazenados no SharePoint Online e em outras aplicações da nuvem, como o Exchange e o OneDrive. O backup do Microsoft Syntex oferece diversas vantagens em relação a outras soluções de mercado, tais como:

• É fácil de configurar e gerenciar, pois utiliza a mesma interface de administração do Microsoft 365 e não requer instalação de nenhum software adicional.
• É centralizado e integrado, e realiza o backup de todos os dados do Microsoft 365, incluindo e-mails, calendários, contatos, equipes, grupos, documentos, arquivos, sites e muito mais, em um único local.
• É nativo da Microsoft, o que garante a compatibilidade e a segurança dos dados e são armazenados de maneira redundante em data centers confiáveis da Microsoft.
• Dispensa o uso de soluções terceiras, que podem ser caras, complexas e com pouca integração, podendo comprometer a segurança e a integridade dos dados.

Além disso, o backup do Microsoft Syntex oferece uma proteção robusta contra ameaças como ransomware e exclusão em massa, que podem causar perda, corrupção ou substituição de dados. Com o backup do Microsoft Syntex, é possível restaurar os dados para um estado anterior no tempo ou para um repositório paralelo, de forma rápida e simples. Assim, é possível recuperar uma empresa inteira após um ataque com poucos cliques e em pouco tempo, minimizando o impacto e o prejuízo.

Outro benefício do backup do Microsoft Syntex é que ele atende às normas de compliance de empresas que exigem a realização de backups nos moldes do que é feito com servidores locais. Dessa forma, o Microsoft Syntex garante que os dados estejam sempre disponíveis, seguros e em conformidade com as leis e regulamentações vigentes.

 

Criação de política de Backup SharePoint

 

Restauração do Backup do OneDrive

Confira o trecho do webinar do minuto 14:29 ao 15:41

Além do backup, o Microsoft Syntex também oferece a possibilidade de arquivamento do SharePoint, que é uma forma de preservar os dados que não são mais necessários no uso diário, mas que devem ser mantidos por questões legais, históricas ou de segurança. O arquivamento do SharePoint tem as mesmas vantagens do backup, como ser uma ferramenta centralizada, nativa da Microsoft e fácil de configurar e utilizar sem necessidade de ferramentas terceiras.

O SharePoint Online é recomendado para a utilização de arquivos quentes, ou seja, aqueles que são acessados frequentemente pelos usuários. Já os arquivos frios, que são menos utilizados, podem ser arquivados para redução de custo e aprimoramento de segurança. O custo do gigabyte arquivado é em média 75% mais barato que o gigabyte normal do SharePoint. Os usuários podem identificar facilmente quais sites estão arquivados, pois recebem uma notificação na página inicial. Caso precisem acessar algum dado arquivado, podem solicitar ao administrador que remova o site do arquivamento.

O arquivamento do SharePoint também atende às normas de compliance de empresas que precisam arquivar documentos por bastante tempo de maneira segura e barata. O Microsoft Syntex garante que os dados arquivados estejam protegidos e em conformidade com as leis e regulamentações vigentes. Assim, as empresas podem gerenciar melhor o ciclo de vida dos seus dados e otimizar o uso do espaço de armazenamento.

O  Microsoft Syntex é uma ferramenta poderosa para simplificar e automatizar a gestão de conteúdo no SharePoint. O Syntex permite o processamento de documentos com inteligência artificial, a marcação de imagens com metadados relevantes, o backup dos dados com segurança e confiabilidade, e o arquivamento dos dados com economia e compliance. Além desses recursos, o Syntex também oferece outras funcionalidades para melhorar a experiência dos usuários e administradores do SharePoint. O Microsoft Syntex é, portanto, uma solução completa e integrada para aprimorar o trabalho colaborativo na nuvem.

O tema descrito acima foi abordado no Webinar Microsoft Syntex – IA, arquivamento e backup do Microsoft 365, ministrado pelo autor deste artigo, Vinicius Prado, para assisti-lo, clique aqui.

Para obter mais informações sobre as soluções Microsoft, entre em contato com a equipe comercial MAPData, clicando aqui.