A Veiling Holambra é o mais completo centro comercial e logístico do mercado nacional de flores e plantas. Há mais de 30 anos no setor, a cooperativa atua no mercado atacadista, oferecendo a empresas e profissionais que trabalham no segmento o maior mix de flores e plantas produzidas em escala comercial.

A empresa mantém operações informatizadas e inovadoras, como o pregão eletrônico, trazido para o Brasil em 1989, os canais de vendas à distância e operações 24 horas por dia, 7 dias por semana. Tudo isso é oferecido por mais de 400 cooperados e a cerca de 600 clientes ativos.

Diante desses números e da complexidade das operações da Veiling Holambra, é fácil imaginar a grande quantidade de documentos – notas fiscais de vendas, de compras, contratos, termos de responsabilidade, adiantamentos de pagamentos, entre outros – que precisam ser assinados e gerenciados diariamente pelos diferentes departamentos da cooperativa. Também não é difícil calcular o imenso volume de papel gasto para imprimir tudo isso.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra, explica que notas fiscais, autorizações de pagamentos, termos de responsabilidade e outros documentos muitas vezes demandavam a assinatura de três a cinco pessoas diferentes. Detalha Roberta:

O responsável podia não estar na empresa naquele momento, uma impressora podia parar de funcionar, o documento a ser assinado podia acabar perdido. Tudo isso fazia com que o processo fosse excessivamente demorado.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Além disso, lembra que as instalações da cooperativa ocupam 155 mil m² de área construída, o que acabava por retardar ainda mais a dinâmica de assinaturas.

Pensando em otimizar custos, acelerar o fluxo de assinaturas, reduzir o consumo de papel e aumentar o compliance de suas operações, a Veiling Holambra decidiu buscar no mercado uma solução que lhe permitisse digitalizar e automatizar os processos ligados à assinatura de documentos de forma completamente digital.

 

 

Solução

 

Após analisar as soluções disponíveis no mercado, a Veiling Holambra entendeu que o Adobe Sign seria a mais aderente às suas demandas. Em 2020, com o suporte da MAPData, parceira Platinum da Adobe, a cooperativa desenhou o projeto para implementação do software. Explica Roberta:

Em conjunto com os especialistas da MAPData, fizemos um levantamento por departamento para identificar quais documentos poderiam ser digitalizados naquele primeiro momento e fossem criados modelos e fluxos padrões.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Segundo ela, inicialmente foram criados 29 modelos de documentos. Os usuários receberam treinamento da MAPData para usar e gerenciar o Adobe Sign. Em uma segunda fase do projeto, a MAPData apoiou a cooperativa na integração do software com os serviços Microsoft utilizados na empresa.

O Adobe Sign foi integrado ao Single Sign-On do Microsoft Azure para simplificar o acesso ao sistema, ao Sharepoint, para acelerar o compartilhamento dos documentos, e ao Microsoft Power Automate, que automatiza o upload do PDF na nuvem e o envio de alerta ao responsável pelo próximo passo no fluxo das assinaturas.

Em agosto de 2020, a Veiling Holambra contratou 12.000 transações do Adobe Sign (cada despacho, ou envio de documentos a serem assinados, representa uma transação), que foram consumidas ao longo dos 12 meses seguintes.

Já no segundo semestre de 2021, a cooperativa renovou a mesma quantidade de transações e adicionou mais 3.000 transações ao contrato, consumidas em cerca de seis meses. Enfatiza:

À medida que fomos compreendendo o uso do Adobe Sign, os usuários passaram a identificar quais documentos poderiam ser digitalizados, acelerando e otimizando a utilização do software.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Com isso, segundo a assistente de TI, rapidamente o número de modelos criados no sistema passou dos 29 originais para mais de 88, levando a Veiling Holambra a adquirir mais 15.000 transações para uso até agosto de 2022.

Roberta explica que o alto consumo das transações se deve, em boa parte, ao fato de a cooperativa ter digitalizado a assinatura dos canhotos das notas fiscais de vendas. Hoje, de acordo com ela, a Veiling Holambra realiza aproximadamente 2.500 transações ao mês no Adobe Sign. E revela:

Semanalmente, cerca de 500 canhotos são enviados digitalmente para os clientes.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Os documentos digitalizados são utilizados por praticamente todas as áreas da empresa, passando por autorizações de adiantamento de pagamentos até grandes contratos com fornecedores, como foi o caso do provedor do software de gestão empresarial que a cooperativa está implementando atualmente.

 

 

Benefícios

 

Desde que adotou o Adobe Sign como solução de digitalização e gestão de documentos e assinaturas, a Veiling Holambra alcançou benefícios que vão do ganho de produtividade à redução de custos, passando por maior aderência a processos de compliance e segurança dos documentos.

Roberta conta que fluxos de assinatura que levavam, no mínimo quatro a cinco dias – às vezes mais de uma semana -, hoje são concluídos em menos de 24 horas. Referindo-se à AP, como é chamada a Autorização de Pagamentos utilizada para antecipação de valores a pagar, exalta:

Antes, os documentos eram preenchidos no Word, impressos e levados pessoalmente para que até cinco pessoas diferentes o assinassem. Hoje, no Adobe Sign, o usuário preenche diretamente no sistema e, de maneira automatizada, o arquivo é carregado e disparado para os responsáveis. O fluxo acontece automaticamente.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Ao adotar o software, a Veiling Holambra também conseguiu eliminar todo o uso de papel em processos de assinatura de documentos, assegurando não apenas uma operação mais sustentável, mas também reduzindo custos de impressão, armazenamento e gestão dos documentos. Ainda explica:

Temos a segurança de que tudo está devidamente assinado e arquivado, podendo ser rapidamente localizado, se necessário.

Roberta Silva, assistente de TI da Veiling Holambra.

Hoje, todos os departamentos se beneficiam diretamente do uso do Adobe Sign. São mais de 60 usuários do software, que contam com quase 70 fluxos distintos de assinaturas.

 

Planos futuros

 

Roberta revela que as demandas por digitalização de novos documentos e fluxos é frequente, de forma que a Veiling Holambra deve seguir ampliando o uso do Adobe Sign até que tudo o que possa ser digitalizado esteja no sistema.

Entre em contato com a MAPData para qualquer dúvida ou interesse nos nossos serviços. Estamos à disposição para torná-lo um caso de sucesso também, assim como a Cooperativa Veiling Holambra!