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A necessidade de encurtar o processo no fluxo documental de advocacias já existia antes mesmo do mundo se tornar totalmente digital. Agora que os clientes estão cada vez mais próximos dos celulares, internet, e-mail e mídias sociais, a realidade das empresas de advocacia muda junto ao conceito digital, trazendo uma grande investida com os documentos .PDF e assinaturas eletrônicas, que substituem as idas dos clientes até o escritório para finalizar processos comuns de assinatura.
No Webinar “Simplificando documentos digitais para advogados” que ocorreu recentemente, pudemos trocar diversas ideias de como solucionar e agilizar processos internos e externos da área de advocacia. Não se preocupe se não assistiu, nós gravamos para você!
Aqui você encontra a gravação do webinar →
Mas volta aqui que temos mais conteúdo!
Digitalização de documentos
Partindo das regras governamentais, o reconhecimento de documentos realmente digitalizados e não simplesmente eletrônicos, define-se que todo documento digitalizado deve ter caracteres reconhecidos por máquina ou softwares, padrão de PDF/A e conter uma assinatura/certificado digital em modelo A1 ou A3 válido e de posse da empresa, para que o mesmo seja reconhecido como documento digitalizado oficialmente.
Em todo esse processo, sabemos que o Adobe Acrobat Pro é um software que atenderá todas essas necessidades, uma vez que possuí ferramentas de OCR, padronização de PDF e certificados.
Otimização de PDF
Além de digitalizar documentos, o tamanho do arquivo e informações relevantes de metadados, fontes incorporadas e qualidade de imagens devem ser levados em consideração, uma vez que o espaço disponível para a guarda correta da documentação pode ser bem limitada em sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
No webinar foi tratado como realizar ações simples e complexas para otimizar documentos digitais, reduzindo imagens e retirando/substituindo fontes incorporadas para redução do tamanho total do documento, deixando bom o suficiente para a guarda correta da documentação.
Proteção de dados em ambientes públicos
Após os documentos digitalizados e otimizados, quando se trata de torná-los públicos, um grande medo do time de advocacia ressurge, pois os dados sigilosos que precisam ser ocultados.
Junto ao Acrobat Pro, a ferramenta “Ocultar” disponibiliza soluções para ocultação automática de termos de um ou mais documentos de maneira simples e regrada, acabando com as chances de esquecer ou de deixar passar dados que precisavam ser ocultados dos documentos.
Venha conferir nossa playlist de webinars de Documentação Digital no YouTube →
Comparação de documentos
Documento corrigido sem notas de alteração é um pesadelo no mundo da advocacia, uma vez que uma vírgula se mal inserida ou alterada, pode mudar todo o contexto do documento.
No webinar ministrado, todo o processo exaustivo de leitura e comparação do documento original com o novo se torna mais fácil com a ferramenta “Comparar Arquivos” do Acrobat Pro, pois ele checa automaticamente e compara um documento com o outro, ressaltando diferenças de texto, imagens, posição e pontuação.
Envio para assinatura
O facilitador de concretização e fechamentos de contratos, o envio de assinatura do Acrobat Pro é completo e sem restrições, ou seja, diferente da concorrência, o Acrobat Pro não irá limitar seus despachos de documentos para assinatura eletrônica. Enquanto a assinatura do Acrobat Pro estiver ativa, documentos poderão ser enviados.
A viabilização de documentos para assinatura poderá acelerar processo distantes e próximos, sem a necessidade real de locomoção até os escritórios de advocacia, o que por muitas vezes dificulta o recolhimento de dados e assinaturas dos clientes.
Conclusão
Por fim, todo o processo de digitalização de documentos pode facilitar e concretizar ações no âmbito laboral da área de advocacia, facilitando o trabalho de colaboradores e acelerando processos de clientes de maneira segura e concreta. Algumas das muitas facilidades de se trabalhar com documentos digitais com o Adobe Acrobat Pro.
Se quiser se aprofundar, temos o curso EAD do Adobe Acrobat Pro aqui →
